Raumverwaltung Software für Konferenzraummanagement

Was auf Messen schon lange üblich ist, ist jetzt auch für jedes Unternehmen erhältlich: eine Software, die die Raumverwaltung von Besprechungs- und Konferenzräumen, professionell übernimmt.

Wer kennt das nicht? Ein wichtiger Termin steht an und kein Konferenzraum ist frei. Oder: Sie haben einen Tagungsraum reserviert, die Reservierung ist aber nicht bei Ihren Kollegen angekommen. Der Raum ist deshalb belegt. Das ist nicht nur ärgerlich für Sie. Sie vermitteln Ihrem Besucher oder Kunden auch keinen professionellen Eindruck von Ihrer Firma.

Jetzt gibt es die professionelle Raumverwaltung Software, die auf Knopfdruck die Raumreservierung zur gewünschten Uhrzeit vornimmt. Sie sehen anhand eines Belegungsplans, wann welche Konferenzräume zur Verfügung stehen. Mittels Intranet sind diese Angaben jedem Mitarbeiter zugänglich. Auch externe Anfragen können Sie jetzt gleich am Telefon beantworten. Sie wissen jederzeit, wann welcher Raum mit welcher Größe und Ausstattung verfügbar ist.

Über die Software können Sie auch die entsprechende Raumausstattung wählen. Welche Bestuhlung ist gewünscht? Parlamentarische Anordnung oder Blockform bzw. U-Form? Welche Technik benötigen Sie? Reicht ein Beamer oder werden Flipchart und Metaplanwände benötigt? Möchten Sie Dias zeigen oder Overheadfolien präsentieren? Mit der Raumverwaltung Software wird die Organisation von Konferenzen, Meetings und Tagungen zum Kinderspiel. Sie sehen, welche Technik verfügbar ist und können kontrollieren, ob sie an dem gewünschten Termin auch in Ihrem Raum eingesetzt werden kann. Vorteil: Sie können nichts mehr vergessen. Wie oft kam es vor, dass man im Konferenzraum stand und nicht daran gedacht hatte, zum Flipchart oder Overhead-Projektor auch das Papier oder die Folien und Stifte zu bestellen. Das kann mit der Raumverwaltung Software nicht mehr passieren.

Selbst das Catering und externe Dienstleister können auf diesem Wege gleich mit gebucht werden. Und wenn sich einmal ein Termin verschiebt oder ausfällt – kein Problem. Auf Knopfdruck ist der Raum wieder frei und für andere Veranstaltungen ohne Zeitverlust verfügbar. Die Raumauslastung in Ihrem Unternehmen wird damit automatisch optimiert.

Zum Schluss noch ein Tipp: Statten Sie Ihre Konferenzräume mit modernen Displays aus, auf denen die nächste Belegung angezeigt wird. So finden Mitarbeiter, Kunden und Besucher den Besprechungsraum leichter und fühlen sich zudem gleich persönlich angesprochen. Beste Voraussetzungen also für Ihre Veranstaltung.

Eduard Klein, autor@itsolutionguide.de

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