Das digitale Signieren von Dokumenten

Viele Unternehmen setzen immer mehr auf die Nutzung des sogenannten E billing, das heisst also das Erstellen und der Versand einer Rechnung per email. Dies hat auch seinen berechtigten Grund, denn Emails sind unbestritten wichtige Bestandteile der heutigen Kommunikation. Etliche Statistiken besagen sogar, dass der Grossteil der privaten oder geschäftlichen Kommunikation in der Zwischenzeit mehr über E-Mail erfolgt, als über den klassischen Weg der normalen Briefpost.

Der Versand einer solchen E Rechnung bedarf aber einiger Sorgfalt, vor allem aber benötigen sie eine digitale Signierung. Elektronisch übermittelte Dokumente ohne Signatur sind nämlich rechtlich nicht anerkannt und können z. B. bei einer Vorsteuerprüfung zur Aberkennung des Vorsteuerabzugs führen. Deshalb werden viele Dokumente und Rechnungen heute immer noch per gewöhnlicher Briefpost versandt, birgt für viele Unternehmen aber ein Plus an Mehrarbeit durch Ausdruck, Kuvertierung und Frankierung der Rechnungen.

Seit 2004 muss man daher die in Deutschland einheitlichen Bestimmungen für Dokumente, welche als Mail oder Computerfax elektronisch versandt werden, berücksichtigen. Diese sehen die bereits erwähnte digitale Signatur sämtlicher Dokumente vor Es handelt sich hierbei um ein kryptographisches Verfahren, bei dem zu einer Nachricht bzw. zu beliebigen Daten eine Zahl berechnet wird. Diese digitale Signatur ermöglicht, dass ihre Urheberschaft und Zugehörigkeit zur Nachricht durch jeden geprüft werden kann.

Aus diesen digitalen Signaturen lassen sich dann elektronische Signaturen erzeugen, welche dann auf Mail- bzw. Faxdokumenten als Matrixcodes, in Form eines 2-D-Barcodes, aufgebracht werden. In diesem ist das Originaldokument und die elektronische Signatur enthalten und kann dann mithilfe eines entsprechenden Scanners vom Empfänger des jeweiligen Dokumentes überprüft werden. Der Matrixcode ist dabei so aufgebaut, dass kleine Übermittlungsfehler, wie z.B. beim Faxversand ausgeglichen werden und zu keiner Störung bei der Überprüfung führen. Alternativ kann beim Erstellen einer Mail auch die Acrobat-PDF-eigene Signatur ohne Matrixcode auf dem Dokument zum Einsatz kommen.

In beiden Fällen bieten spezielle Softwares für jeden Bedarf die nötigen Hilfsmittel, die Dokumente, die man als E Rechnung per email versenden will, im Sinne der gesetzlichen Bestimmungen korrekt zu signieren. Diese Appliance, also die Anwendung von Software zur digitalen Signierung und die Nutzung massgeschneiderter Emailserver macht die tägliche Kommunikation deutlich leichter, man spart sich viel Zeit für das Ausdrucken und Kuvertieren der Rechnungen und natürlich auch die Kosten für das Porto, welches in diesem Falle wegfällt.

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